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FAQ espositore Covid-19

Covid-19 Update

FAQ Espositore FRUIT LOGISTICA 2021 - Covid-19 (aggiornamento del 14 settembre 2020)

Siamo convinti che FRUIT LOGISTICA 2021 si svolgerà come previsto e consapevoli che per prendere una buona decisione per la vostra società, i vostri dipendenti e voi stessi abbiate bisogno di informazioni, pertanto abbiamo redatto queste domande frequenti e relative risposte. Qualora abbiate ulteriori dubbi, potete scrivere a fruitlogistica@messe-berlin.de. Continueremo ad aggiornare questa sezione per dare risposta ai vostri quesiti relativi alla vostra partecipazione a FRUIT LOGISTICA.

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Si prega di visitare anche il sito web di Messe Berlin per ulteriori informazioni su questo argomento (only english). Le norme elencate nelle seguenti FAQ sono vincolanti per FRUIT LOGISTICA.

In che modo Messe Berlin protegge espositori, allestitori e fornitori da un possibile contagio da Covid-19?

La sicurezza e la salute dei nostri espositori, partner e visitatori hanno per noi la massima priorità. Pertanto Messe Berlin ha sviluppato un concept completo per l’igiene e la sicurezza in collaborazione con il dipartimento della salute. Tale concept si basa sui seguenti principi: igiene, distanziamento e tracciamento dei contatti.

È richiesta la tracciabilità dei contatti?

I dati di contatto e i tempi di permanenza di espositori, fornitori, dipendenti e visitatori saranno registrati da Messe Berlin prima dell’evento, incluso il periodo di montaggio e smontaggio; nello specifico nome e cognome, numero di telefono, indirizzo completo o indirizzo e-mail.

Si prega di notare che tutte le persone (espositori, staff allo stand, fornitori, etc.) devono registrarsi online prima dell’inizio del montaggio e devono portare con sé l’autorizzazione all’accesso.

La registrazione in loco non è possibile. Agli accessi del quartiere fieristico verrà eseguito un controllo dell’identità: il nome sull’autorizzazione all’accesso / tessera di ingresso deve essere identico al documento di identità, altrimenti non sarà possibile accedere al quartiere fieristico.
La durata della permanenza verrà anch’essa registrata all’ingresso e all’uscita dal quartiere fieristico. Tali dati saranno disponibili solo per dipartimento della salute se richiesto dalle autorità. I dati saranno trattati in accordo con la legge sulla tutela dei dati personali e cancellati quattro settimane dopo aver lasciato il luogo dell’evento.

Quali misure di igiene devono essere osservate nel periodo di montaggio e smontaggio?

Deve essere sviluppato un insieme di misure di igiene per il periodo di montaggio e smontaggio; i collaboratori interni ed esterni devono essere istruiti in accordo a tali disposizioni. In aggiunta, deve essere nominata una persona responsabile di tali adempimenti che fungerà inoltre quale persona di contatto. Anche lavorare in modo scaglionato è utile durante il montaggio e lo smontaggio, in modo che le diverse maestranze si succedano l’una con l’altra, riducendo così il numero dei contatti. Idealmente si dovrebbe lavorare in piccoli team, sempre uguali. Devono essere a disposizioni anche sufficienti disinfettanti, guanti e mascherine.

Quali misure osservare quando si costruisce uno stand?

Le direttive tecniche di Messe Berlin GmbH restano valide senza variazioni. Certamente molti espositori utilizzeranno allestimenti già esistenti, ma questi ultimi si potranno adattare ai nuovi requisiti con semplici accorgimenti. Qui alcuni consigli per l’allestimento:

  • Pianificare la vostra area espositiva in modo “arioso” (open space), in modo che la distanza minima di 1,50 m sia sempre garantita per tutte le attività sullo stand, evitando inutili “colli di bottiglia”.
  • Se possibile, considerare la distanza minima dei banchi reception e delle zone di presentazione dei prodotti dai corridoi dei padiglioni.
  • Sistemare sullo stand le aree di esposizione e presentazione (per esempio i LED-wall) in modo che la distanza minima tra i visitatori possa essere mantenuta e si evitino assembramenti.
  • Come per le precedenti edizioni, è consentita la decorazione dello stand con ortofrutta e l’esposizione di materiale informativo cartaceo (flyer, brochure ...), nel rispetto delle direttive tecniche.
  • Gli stand a due piani devono avere ampie scale oppure con lato di salita e discesa (se necessario, con segnaletica a terra).
  • Salette chiuse al secondo piano sono sconsigliate. Sale in cui ci sia frequenza di visitatori dovrebbero essere concepite con un sufficiente ricambio di aria. Dovrebbe essere garantita almeno una ventilazione completa.
  • Zone lounge e aree dedicate ai visitatori devono essere concepite con dimensioni adeguate.
  • Creare spaziose zone “salotto” e zone meeting. • Se la distanza minima di 1,50 m non può essere garantita devono essere installate barriere igieniche. • Disinfettanti per le mani così come mascherine usa e getta devono essere disponibili sugli stand. • Punti di contatto fisici quali banconi, tavoli, maniglie delle porte dovrebbero essere evitati quando possibile. Per contro, separé sono utili per mantenere le distanze.
  • Superfici lisce e lavabili sono più facili da pulire.

In che modo Messe Berlin protegge gli espositori ed i visitatori da un possibile contagio da Covid-19?

La sicurezza e la salute dei nostri espositori, partner e visitatori hanno per noi la massima priorità. Pertanto Messe Berlin ha sviluppato un concept completo per l’igiene e la sicurezza in collaborazione con il dipartimento della salute. Tale concept si basa sui seguenti principi: igiene, distanziamento e tracciamento dei contatti.

Quali misure specifiche verranno attuate per assicurare che Fruit Logistica si svolga in sicurezza e con successo?

  • Rispetto di rigorosi e più frequenti cicli di pulizia delle strutture comuni e delle superfici di contatto.
  • Tutti i servizi igienici saranno soggetti ad una più frequente disinfezione delle superfici; anche i dispenser di sapone verranno costantemente ricaricati e disinfettati.
  • Il controllo del funzionamento dei moderni sistemi di ventilazione assicura che i padiglioni siano sempre ben ventilati.
  • Costante e attiva informazione prima e durante il Salone sulle misure di protezione dalle infezioni che tutti sono tenuti ad osservare.
  • Alta quantità di punti per il lavaggio e la disinfezione delle mani a tutti gli ingressi, gli info-point e le aree ristoro.
  • Osservanza delle misure di distanziamento riconosciute e appello alla responsabilità personale
  • Applicazione prioritaria di una politica “nessuna stretta di mano”

Unitamente alla responsabilità di Messe Berlin, ogni partecipante agli eventi dovrà assumersi la propria responsabilità di rispettare le misure di igiene e sicurezza.

A scopo informativo, queste misure ed ulteriori generali norme di condotta, saranno comunicate online prima di ogni evento, così come in loco tramite segnaletica informativa e annunci all’interno dei padiglioni. Il regolamento interno a cui tutti i partecipanti devono attenersi assicura che queste misure siano effettive.

È richiesta la tracciabilità dei contatti?

I dati di contatto e i tempi di permanenza di espositori, fornitori, dipendenti e visitatori saranno registrati da Messe Berlin prima dell’evento, incluso il periodo di montaggio e smontaggio; nello specifico nome e cognome, numero di telefono, indirizzo completo o indirizzo e-mail. Si prega di notare che tutte le persone (espositori, staff allo stand, fornitori, etc.) devono registrarsi online prima dell’inizio del montaggio e devono portare con sé l’autorizzazione all’accesso. Questo vale anche per tutti i visitatori. La registrazione e l’acquisto degli ingressi in loco non sarà possibile. Agli accessi del quartiere fieristico verrà eseguito un controllo dell’identità: il nome sull’autorizzazione all’accesso / tessera di ingresso deve essere identico al documento di identità, altrimenti non sarà possibile accedere al quartiere fieristico.

La durata della permanenza verrà anch’essa registrata all’ingresso e all’uscita dal quartiere fieristico. Tali dati saranno disponibili solo per dipartimento della salute se richiesto dalle autorità. I dati saranno trattati in accordo con la legge sulla tutela dei dati personali e cancellati quattro settimane dopo aver lasciato il luogo dell’evento.

In qualità di espositori avete la responsabilità di tenere una lista dei contatti di tutti i presenti sul vostro stand e di renderla disponibile alle autorità sanitarie allo scopo di identificare le persone con cui un contagiato di SARS-CoV 2 sia venuto in contatto. Questo vale anche per i vostri dipendenti, fornitori, prestatori di servizi, società esterne e lavoratori autonomi coinvolti nell’allestimento degli stand. Tutti i dati devono essere conservati per quattro settimane nel rispetto della normativa GDPR e poi cancellati. Potete aiutarvi con l’App Scan2Lead per la registrazione elettronica dei dati rilevanti. Tali dati sono immediatamente disponibili per successive elaborazioni. Tutti i dati vengono salvati sul vostro portale web Scan2Lead. Potete prenotare questo servizio (a pagamento) sulla piattaforma BECO di FRUIT LOGISTICA.

È permesso offrire un servizio di catering sul proprio stand?

Il servizio di catering sullo stand sarà consentito nel rispetto della vigente ordinanza sulla protezione delle infezioni SARS-CoV-2 della Regione di Berlino (solo in inglese). Inoltre devono essere osservate le raccomandazioni DEHOGA (solo in tedesco) e la pubblicazione BGN “Supplemento alla valutazione del rischio per il settore dell’ospitalità” (PDF, 1,4 MB) (solo in tedesco).

Oltre a ciò, devono essere previsti più punti di somministrazione per evitare un’eccessiva densità di persone. Se questo non fosse possibile in termini di spazio, sarà consentito solo il servizio al tavolo. Per quanto riguarda i posti a sedere, tra i tavoli deve essere garantita una distanza minima di 1,50 m. Gruppi fino a sei persone possono sedersi allo stesso tavolo a meno di 1,50 m di distanza l’uno dall’altro. Le postazioni self-service sono consentite solo se viene rispettata la distanza minima. A FRUIT LOGISTICA 2021 non sono consentiti ricevimenti e cocktail party (eventi sullo stand) quale misura di protezione dall’infezione.

In qualità di espositore quali misure si possono adottare per fornire la migliore protezione possibile ai visitatori e ai partecipanti sul proprio stand?

Come espositori potete contribuire alla protezione dei partecipanti con numerosi accorgimenti, quali elementi strutturali dello stand che facilitino il mantenimento della distanza, indossare una copertura su naso e bocca o con una regolare disinfezione. Molti di questi accorgimenti possono essere realizzati in modo relativamente semplice e senza un alto aggravio di costo. Si dovrebbe sviluppare un insieme di misure di igiene per la durata del Salone ed il personale dello stand dovrebbe essere istruito di conseguenza. In aggiunta, si dovrebbe nominare una persona responsabile che monitori l’osservanza di tali adempimenti e che funga quale persona di contatto. Tuttavia, anche il vostro comportamento è particolarmente importante: mantenere il distanziamento, lavarsi regolarmente e accuratamente le mani, sorridere invece di stringere la mano, sono misure che tutti noi dovremmo aver acquisito negli ultimi mesi.

In che modo Messe Berlin assicura che la distanza minima di 1,50 m sia mantenuta?

Come parte del nostro concept generale per l’igiene e la sicurezza, abbiamo sviluppato ampie misure per consentire il rispetto delle regole di distanziamento. Queste includono, ad esempio, distinzione tra entrate e uscite, posti a sedere ridotti davanti ai palchi e larghezze dei passaggi opportunamente dimensionate.

Chi è il responsabile del rispetto del distanziamento sullo stand? A cosa si deve prestare attenzione in qualità di espositore?

L’espositore è responsabile per il mantenimento della distanza minima sullo stand. In aggiunta, ogni espositore deve osservare i requisiti del regolamento di sicurezza e igiene di FRUIT LOGISTICA. Per rendere il tutto più semplice, si consiglia di coordinare di conseguenza la costruzione e l’arredo dello stand (vedi le raccomandazioni per la costruzione dello stand). Per esempio, evitare posti a sedere ravvicinati nelle sale meeting, applicare contrassegni a pavimento e utilizzare separé in plexiglas al banco informazioni. Inoltre, l’intero staff dello stand dovrebbe essere adeguatamente formato e posizionato in zone prefissate e il più possibile mantenute. Anche organizzare gli appuntamenti in anticipo è utile al fine di ripartire al meglio il flusso dei visitatori. Vi invitiamo ad usare gli strumenti da noi forniti quali il Virtual Market Place, incluso nel vostro media package.

E per quanto riguarda l’igiene? Quali misure Messe Berlin sta attuando a tal proposito?

Fa parte del concept di igiene e sicurezza relativo all’evento, uno specifico piano di pulizia e igiene. Oltre alle misure ordinarie di pulizia e disinfezione delle toilette, maniglie e corrimano, si troveranno postazioni per la disinfezione delle mani agli ingressi, così come nei servizi igienici. Inoltre, consigliamo ai partecipanti una appropriata igiene delle mani e il rispetto delle “buone maniere” in caso di starnuti e tosse.

Come garantire la miglior igiene possibile sul proprio stand? Quale supporto fornisce Messe Berlin?

In qualità di espositore potete ordinare come solito la pulizia dello stand. Servizi di pulizia aggiuntivi (quali la disinfezione) si possono ordinare in base alle proprie esigenze e a costi addizionali. Ciò include la pulizia ordinaria delle superficie di tavoli e banchi, attrezzature quali cancelleria o microfoni che dovrebbero essere disinfettati immediatamente dopo ogni uso. Raccomandiamo espressamente di mettere a disposizione sullo stand sufficiente disinfettante per le mani per lo staff ed i visitatori. Inoltre, in qualità di espositore dovreste nominare un responsabile che agirà quale contatto per il rispetto delle regole di igiene e distanziamento.

Si deve indossare una copertura di naso e bocca durante l’evento?

È obbligatorio indossare la mascherina durante l’evento in tutte le aree di passaggio (ingresso, corridoi degli padiglioni, etc.) e nelle situazioni in cui non è possibile mantenere la distanza di 1,50 m.

Quanto è sicura l’aria condizionata? Non è possibile che i condizionatori diffondano il virus nel padiglione?

Il sistema di condizionamento di Messe Berlin opera esclusivamente in modalità di aria esterna, senza ricircolo dell’aria. L’aria non viene fatta circolare ma scambiata, quindi un trasferimento del virus è pertanto da escludersi.

Quante persone possono trovarsi sullo stand nello stesso momento?

Non c’è un numero definito, ma è piuttosto responsabilità dell'espositore che venga mantenuta in ogni caso una distanza minima di 1,50 m. Se tale distanza non può essere garantita in determinati casi o in determinate zone, devono essere previsti maggiori accorgimenti di igiene, per esempio l’installazione su tavoli e banconi di dispositivi di protezione dai droplet, così come l’obbligo di indossare una copertura su naso e bocca.

Se un dipendente improvvisamente non dovesse sentirsi bene, a chi bisogna rivolgersi?

Messe Berlin garantisce per tutti gli eventi un intervento medico immediato grazie ad uno staff qualificato e adeguate strutture in loco. Si prega di verificare l’esatta posizione delle postazioni mediche sulla piantina del vostro evento. Se sintomi quali tosse e febbre insorgono prima di recarsi in fiera, consigliamo al partecipante sia esso espositore, staff, fornitore di non entrare nel quartiere fieristico e consultare immediatamente un medico.

In caso di emergenza nel quartiere fieristico:

Numero di telefono per il primo soccorso da parte di un medico: +49 30 3038-2222

In caso di emergenza fuori dal quartiere fieristico:

  • Hotline di Berlino in caso di sospetto Covid-19: +49 30 90 28 28 28 8 (dalle ore 8:00 alle ore 20:00)
  • Hotline "Medical on-call service": +49 116 117
  • Chiamare l’ambulanza solo in caso di emergenza: 112
  • Studi medici a Berlino (la maggioranza parla inglese)

Importante: prima di recarsi un centro medico, si prega di chiamare, informando del sospetto di Covid-19.

Cosa succederebbe se sottoponessimo la nostra domanda di iscrizione ma successivamente decidessimo di non poter partecipare a FRUIT LOGISTICA 2021 causa effetti del Covid-19?

Come nelle precedenti edizioni dopo aver inviato la domanda di iscrizione, potete revocare la vostra partecipazione in qualsiasi momento prima di confermare la posizione dello stand in piantina; quest’ultima sarà inviata all'inizio di ottobre 2020.

Cosa accadrebbe se l’Organizzatore cancellasse FRUIT LOGISTICA causa effetti del Covid-19? Il nostro pagamento verrà conservato per l’edizione successiva, rimborsato oppure perso?

Qualora noi, in qualità di Organizzatore di FRUIT LOGISTICA, non riuscissimo a svolgere l’edizione causa motivi esterni al nostro controllo, non addebiteremmo ai nostri espositori il costo della superficie espositiva. Il vostro pagamento relativo alla superficie espositiva vi verrebbe restituito oppure su vostra richiesta conservato per l’edizione successiva. Fate altresì riferimento alle nostre Condizioni Contrattuali Generali per saloni ed esposizioni organizzati da Messe Berlin GmbH (PDF, 95,6 kB).

Cosa succederebbe se FRUIT LOGISTICA si svolgesse ma a causa del Covid-19 e di un conseguente cambio nella nostra policy aziendale, ci trovassimo costretti a cancellare la nostra partecipazione, avendo però già firmato la piantina e quindi confermato la nostra ubicazione?

Una volta firmata la vostra proposta di ubicazione dello stand, entrano in vigore le nostre condizioni di cancellazione. Da quel momento in avanti, qualora dobbiate cancellare la vostra partecipazione, dovete notificarci il prima possibile la vostra decisione di annullare la partecipazione. Questo ci consentirà di cercare un’altra società per il vostro spazio. Qualora trovassimo un altro espositore per il Vostro spazio, allora in qualità di Organizzatore vi fattureremmo il 25% dell’importo totale quale nostra compensazione per i costi aggiuntivi arrecati. In caso noi non trovassimo un altro espositore per il vostro spazio, allora sareste tenuti al pagamento dell’intero ammontare dei costi di affitto.

In caso gli effetti del Covid-19 continuassero, quando ci possiamo aspettare una decisione finale sul regolare o meno svolgimento di FRUIT LOGISTICA?

Siamo convinti che FRUIT LOGISTICA 2021 si svolgerà come previsto. Siamo costantemente in contatto con le autorità competenti e trasferiremo in tempi ragionevoli queste informazioni ai nostri espositori e visitatori. In collaborazione con esse, faremo del nostro meglio per valutare realisticamente la situazione e, se necessario, comunicare la cancellazione ben in anticipo in modo che costi addizionali possano essere evitati.

Cosa succederebbe se FRUIT LOGISTICA si svolgesse ma, dopo aver firmato la piantina e confermato l’ubicazione, cancellassimo la nostra partecipazione a causa di restrizioni di viaggio dovute al COVID-19 che rendano difficile o impossibile il nostro ingresso in Germania e/o il ritorno nel nostro paese di origine?

Se la cancellazione avvenisse a causa di restrizioni di viaggio ufficiali nel paese di origine o in Germania, che rendessero la trasferta impossibile o irragionevole per l'espositore, il costo della superficie espositiva verrebbe rimborsato. Tale condizione è data dall’impossibilità del rientro nel paese di origine o in caso di rientro sottoposto a quarantena superiore a 7 giorni oppure dall’impossibilità di entrare in Germania o ingresso sottoposto a quarantena superiore a 7 giorni.
Le restrizioni di viaggio nel paese di origine devono essere comprovate presentando a Messe Berlin idonea documentazione.